Oblikovala jih je oblikovalska skupina za komunikacijsko oblikovanje v Asani.

Jasnost pri načrtovanju: kako sestaviti procesni zemljevid za svojo ekipo

Ob oblikovanju sklada za oblikovalce pri projektorjih pogosto slišim od oblikovalcev: "Želim si, da bi bilo več jasnosti pri postopku, ki ga uporabljamo za začetek izdelka od ideje do uvedbe."

Zato skupinam in vodjem pogosto priporočam, da ustvarijo zemljevid svojega idealnega postopka oblikovanja. Z drugimi besedami, predloga, na katero se lahko sklicujejo vsi, ko izdelek prinese od ideje do ladje.

Procesni zemljevid lahko pomaga naraščajoči lestvici oblikovalskih skupin, hitro izdeluje, ohranja kohezijo blagovne znamke in poskrbi, da bo vsak posameznik delal na projektih, ki se uresničijo. Prav tako pomaga sosednjim skupinam, kot so upravljanje izdelkov, trženje in inženiring, natančno vedeti, kako delati z oblikovanjem.

Začne se s preprostim vprašanjem: Kakšen je vaš idealen postopek oblikovanja? Na podlagi tega razprava ustvari artefakt, ki kroži po organizaciji, na primer grafikon PDF, preglednica, seznam opravil, Google dokument ali plakat, ki ga obesite na steno.

Vendar je pravi plod vaje procesnega zemljevida manj o artefaktu in več o tem, da bi vaši skupini pomagali doseči jasnost. Ko dobesedno in vizualizirate svoj idealen sistem, postavite pričakovanja in odstranite dvoumnost. Brez tega koraka ljudje zapravljajo ogromno časa na projektih, ki se ne bi smeli premikati naprej ali so zaskrbljeni, kako nadaljevati v vsaki fazi.

Pogovoril se bom o tem, kako lahko predstavite procesno karto svojemu oblikovalskemu timu (ali kakršni koli poslovni dejavnosti, ki zahteva povezanost ekipe). Za začetek bom na Facebooku delil zgodbo o pomembnosti procesnega zemljevida iz moje preteklosti kot oblikovalskega dela.

Postopek oblikovanja na Facebooku

Bilo je leto 2008 in Facebook se je hitro širil. Bili smo ravno pri mejniku s 100 milijoni uporabnikov in naša desetčlanska oblikovalska ekipa se je hitela držati korak. Delovali smo organsko, vsak oblikovalec pa je imel samostojnost za gradnjo in dobavo.

To je seveda povzročilo nekatera neizrečena pravila. Na primer, izdelki, na katere je bil glavni direktor posebej osredotočen, so potrebovali njegovo odobritev, preden gredo v živo. Glede vsega drugega smo se nagibali k razpisu sodb. Ni bilo jasno, kdaj in kdaj priti delo Marku Zuckerbergu.

A ko se je Facebook vrtel vse hitreje in hitreje, se je naš ohlapni postopek oblikovanja začel obrabljati na robovih. Generalni direktor je začel videti preveč neupravičenih idej. Nekatere funkcije so bile zasnovane na prostem, nekatere pa zasebno, kar je povzročilo frustracije, če so ljudje izvedeli za izdelek ali funkcijo šele po njegovem odposlanju. In naš vizualni jezik je postal manj dosleden. Podrobnosti, kot so različni slogi zavihkov in barvnih odtenkov, so se pojavile, ko so ljudje hiteli, da bi svoje projekte spravili pred vrata, in ne bi bilo jasno, ali je nov slog zdaj uraden, ali pa samo preizkusni.

Ker je več ekip v podjetju želelo delati na projektih z Designom, smo potrebovali način, kako določiti pričakovanja z njimi, kako bo naše sodelovanje delovalo. Na primer, druge ekipe so po naključju spremenile oblikovanje, ne da bi vedele, kdo je lastnik Facebookovega vizualnega oblikovanja in jim je treba podeliti odobritev - na primer, ko bi inženir spremenil slog gumba, da bi ustrezal temu, kar je po njihovem mnenju edinstven primer uporabe, ki je bil izvzet iz našega vizualnega kantona. V drugem primeru bomo prejšnji dan pozabili povedati podporo uporabnikom o novem zagonu in jih bomo morali pripraviti na prihodnje težave.

Ko gledamo izdelke na splošno, smo videli različne stopnje kakovosti in različne hitrosti proizvodnje.

In ko smo preučili, kaj se dogaja, smo ugotovili, da je glavni vzrok v tem, da nismo imeli dogovorjenega postopka, na katerega bi lahko nakazoval vsak oblikovalec, inženir in premier.

Kot odgovor smo ustvarili procesni zemljevid. Procesni zemljevid predstavlja idealen proces, ki vključuje značilnost od Ideje do Odposlane in postavlja delež v tla glede dejanj, ljudi, orodij in odločitev, ki jih je treba vključiti v vsako fazo. Morda obstajajo izjeme, toda če so enake, se pričakuje, da bodo sledili vsi.

Dva ali trije oblikovalci iz naše ekipe so definirali in vizualizirali popoln postopek oblikovanja, nato smo se o vsem skupaj pogovorili in dogovorili. Spremenili smo ga v oblikovan PDF, ki ga bomo lahko poslali po e-pošti ljudem v podjetju.

Ta vaja je uvedla ali uradno predstavila nekaj zelo koristnih praks. Ustanovili smo delovne skupine, da bi se prepričale, da so spremembe prejele stroge povratne informacije, preden so se oglasile na stolu direktorja, kot skupina za vizualno oblikovanje, ki bi pregledala vse gumbe in zavihke. Vedeli smo, kdaj se mora soigralec sklicevati na podporo strankam (na prvem sestanku o novem projektu) in kdaj prejeti pravni pregled (ponavadi veliko kasneje). In ekipe, ki so želele sodelovati z nami, lahko pričakujejo sestanek, kjer bomo pregledali njihove podatke in raziskave.

Kot rezultat tega smo imeli niz privzetih ukrepov, ki so nas med delom pogosto razbremenili kognitivnih bremen. "Ali naj naredimo kreativni povzetek za ta projekt?" to uradno počne naša ekipa. "Ali naj pokažemo Mark?" To je odvisno od prioritete in obsega projekta.

Če želijo ekipe preživeti resnični svet, potrebujejo vgrajeno prilagodljivost za sprejem stisnjenih časovnic, nepričakovanih spremenljivk in intuicije. Na Facebooku se je to zgodilo že velikokrat, na primer, ko smo prejeli le dva tedna obvestila, da nas CNN želi zgraditi infrastrukturo za komentiranje za prenos v živo ob odprtju Obame leta 2008.

Torej je naš načrt načrtovanja postal tudi izhodiščna točka za merjenje, kako daleč smo odstopili, ko projekti niso sledili procesu in smo služili kot pravi sever, ki je streljal sčasoma. Pomagala nam je hitrejša dobava, skladno delo in lepo igranje z drugimi ekipami.

Spodaj je nekaj načinov za izdelavo procesnega zemljevida za vašo ekipo ali organizacijo.

Elementi procesnega zemljevida

Zemljevidi procesov nimajo predpisane strukture, ker bi morali razjasniti edinstvene korake in zahteve, ki izvirajo iz vaše oblikovalske skupine in podjetja. Zaradi ilustracije lahko vaš procesni zemljevid uporablja štiri faze dvojnega diamantnega modela izdelka Davea Merholza:

  1. Ideja (Razumevanje vprašanj kupcev in razmišljanje o strategiji izdelka)
  2. Opredelitev (nadaljnja opredelitev strategije in zahtev projekta)
  3. Iteracija (prototipiranje in testiranje)
  4. Izvajanje (predelava in izpopolnitev rešitve)

Za vsako od teh faz lahko določite, kaj mora biti na mestu, preden izdelek premaknete naprej. Določite stvari, kot so:

  • Ljudje: Koliko oblikovalcev mora biti vključenih v fazo ideje? Kdo mora odobriti prototipe, preden jih lahko implementiramo? Kdaj pride direktor?
  • Orodja: Katero programsko in oblikovalsko orodje uporabljamo v vsaki fazi?
  • Artefakti in izdelki: Katere oprijemljive ali digitalno oprijemljive izdelke bo ustvarila vsaka faza? Ustvarjalni kratek? Žični okvirji? Povzetek predstavitve raziskav s strankami?
  • Srečanja: Katera srečanja bi morala imeti? Če moramo pregledati dizajn z glavo izdelka, kdaj naj se to zgodi?
  • Odločitve in rezultati: Kaj natančno potrebujemo podatki ali odločitev, preden bomo izdelek lahko izpustili iz faze izdelave prototipov in v uporabo?

Obdelava pri Plaidu

Zlasti se mlada podjetja trudijo, da bi te elemente odpravila, tako da smo nekega večera v programu Bridge Designer Fund, ki smo ga izvedli, oblikovali skupino oblikovalcev, ki smo jo preizkusili v načrtu. Rekli smo jim, naj razmišljajo o zadnjem projektu, ki je šel skozi vrata, in narisal je pot, ki jih je pripeljala do te točke.

Za Al Hertz, idejni vodja pri Plaidu, je načrtoval postopek, ki je predstavil nove načine, kako osredotočiti svojo ekipo. Plaid je pred kratkim najel drugega oblikovalca in stažista, da bi se pridružil podjetju Al, zato je bil pravi čas, da ustvari diskurz o tem, kakšno ekipo in podjetje želijo graditi.

Pravzaprav je bilo celotno podjetje v prelomni točki, kjer so želeli sprejemati odločitve na strukturiran način in ustvarjali nove procese za to. "Ko rastemo, moramo oceniti vse več možnih sprememb naših osnovnih izdelkov," pravi Al. "Te odločitve želimo izkoreniniti na bolj količinsko mesto in ustvariti kulturo, ki jih bo merila."

Al je vzel prazno mrežo zemljevidov procesov in na eni strani je preslikal različico Plaidovega načrta za oblikovanje, ko gre v redu. Nato je prelistal stran in na drugi strani narisal veliko vprašanje: postopek načrtovanja je v najslabšem primeru. Z drugimi besedami, ko so se stvari odvijale slabo in sploh ni vedel, kakšni procesi sledijo ljudem.

Al je idealen postopek, je pojasnil, strukturiran. Začne se s posebno raziskovalno fazo in v vožnjo pripelje pomembne ljudi, kot so notranje zainteresirane strani in zunanji kupci. Uspešno to počnejo z celoletno pobudo za temeljne spremembe na Linku, enem od osrednjih izdelkov podjetja Plaid. Skupina je približno na polovici poti in je potrebovala tri mesece za pogovor s strankami in ne odjemalci, ko razvijajo časovni načrt na visoki ravni.

Toda stran na vprašanjih je reprezentativna za projekte, ko se skupina samo osredotoči na to, da opravi stvari, ne da bi pustila veliko časa za raziskovanje in razumevanje vzroka težave. "To se lahko zgodi, ko se nam zdi projekt pomemben, vendar nimamo namenskih sredstev. Ali pa morda oblikovalska ekipa deluje kot tovarniški urad za kreativne storitve v nasprotju s sodelovalnim, kreativnim oblikovanjem ekipe, «naj bi dejal Al. "Lahko se zdi, da mečemo špagete na steno."

Vadba s procesnim zemljevidom je razkrila nekatere problematične težnje organizacije in kako se jih bolj zavedati.

"Navdušilo me je, kako enostavno je bilo našteti vsa orodja, ki so bila v fazi načrtovanja," je dejal Al, "Vendar je bilo neverjetno težko določiti konkretne odločitve, ki so morale izhajati iz faze - podatke, meritve uspeha in drugo znanje, ki smo ga potrebovali za napredek. Morda sem v odločbah in rezultatih opredelil 12 orodij, vendar le eno kroglo. "

Al je spoznal, da ekipa morda ni vedno usklajena glede na to, kar poskušajo doseči, in se odvrne od orodij, ker jih je enostavno sprejeti in igrati. "Namesto tega bi se morali osredotočiti na rezultate. Vadba s procesnim zemljevidom mi pomaga pri premiku miselnosti. "

Diagnozirajte: Ali vaša ekipa potrebuje zemljevid procesa?

Tu je nekaj pogostih simptomov mutnega procesa:

  • Dve osebi v isti skupini zelo drugače opisujeta "uradni proces dela v skupini".
  • Izvršni delavci se vklopijo v zadnjem trenutku in spremenijo projekte, preden gredo v živo.
  • Ljudje se vlečejo in odpeljejo med sredinami projektov.
  • Projekti se prekličejo na polovici.
  • Ljudje so frustrirani, ker ne vedo, kdo se je odločil in zakaj dajejo prednost eni stvari drugi.
  • Ljudje so presenečeni, ko se naučijo dela, ki ga opravljajo soigralci, ali celo izvejo za to šele, ko je odposlan.

Tukaj je odličen način za preizkus. Na naslednjem sestanku ekipe ali drugem mestu pošljite dokument vsem v sobi in jih prosite, naj sami sami preslikajo enega od glavnih procesov v skupini. Nato primerjaj. Če poskusite več soigralcev in imajo zelo različne karte zemljevidov, je to dober signal, da morate svoj idealen postopek združiti v enega, za katerega se lahko strinja celotna ekipa.

Izvedite jo v praksi

Tukaj so štirje osnovni koraki za izdelavo procesnega zemljevida:

  1. Diagnoza: glej zgoraj.
  2. Pojasnite: predelajte svoj postopek kot ekipa. Kopajte po korakih in zahtevah, jih polirajte in si jih oglejte v luči. Zapišite tri do pet glavnih faz postopka in določite ljudi, orodja in programsko opremo, artefakte in izdelke, pomembna srečanja, odločitve in rezultate, ki spadajo v vsako od njih.
  3. Ustvarite artefakt: Nato ustvarite artefakt dogovorjenega postopka in ga razdelite znotraj in zunaj svoje ekipe, naj bo to plakat, preglednica, Google Dokument ali seznam opravil.
  4. Kroži in ponovi: Ko je artefakt ustvarjen, ga želite uporabiti za povratne informacije, ponavljajte svoj postopek, dokler se ljudje ne počutijo dobro. Nato razmislite, kako to sporočiti skupini in jo kodificirati v svoja orodja in vire.

Razširite zemljevide procesov na različne poslovne funkcije

Dogovorjena pot lahko pomaga vsaki skupini, da bo uspešnejša (ne samo pri oblikovanju). To vajo lahko na primer uporabite, če:

  • Skupina izdelkov prednostne funkcije
  • BD odloča, ali bo partner s podjetjem
  • Najem in razgovor z novimi soigralci
  • Vodja, ki izvaja ocene in promocije uspešnosti
  • Skupina v četrtletnem načrtovanju

V podjetju Designer Fund smo ustvarili načrt procesa za zaposlene na krovu in izkrcanju. Postavili smo mejnike na visoki ravni in nato vse naloge kodificirali v Asana predloge. To daje novo jasnost pri najemih, pospešuje postopek in pomaga upravljavcem in sodelavcem, da naložijo nove naloge. Enrique in jaz sva tudi ustvarila zemljevid našega zagonskega naložbenega procesa, ko podjetja prehajajo skozi pet stopenj, od začetnega napotnega e-poštnega sporočila do zaključka.

Ne moremo popolnoma slediti vsem procesnim zemljevidom. Toda jasnost, ki so jo ustvarili, je kot olje v motorju, kar pomaga, da se stvari hitro odvijajo hitro. Malo gre daleč.